En las agencias de viajes y otras empresas del sector turístico en el área de Recursos Humanos, la elección de una plataforma adecuada es algo que realmente marca las diferencias, puesto que puede ser clave en tu pyme o negocio de índole familiar.
La plataforma que elegimos puede ser más importante de lo que piensas
Estamos ante una decisión relevante y mucha gente todavía no lo entiende. Como en muchas otras cosas, al final uno termina dándose cuenta a la fuerza. En mi caso personal, me fié de un software económico que me vendieron con una demo de lo más ventajosa cuando monté mi agencia de viajes especializada en turismo religioso. Lo cierto es que medio año después mis nóminas no cumplían con las normas y desde la Inspección de Trabajo me llamaron por irregularidades en los contratos. Esto terminó afectando a mi vida personal por estrés y casi termino cerrando el negocio.
Lo que ocurre es que en pymes y empresas familiares suele haber bastante lío de papeles porque a veces pasan por una o varias personas. Si además se elige la plataforma de RRHH menos adecuada, todo se agrava.
¿Qué es una plataforma integral de RRHH?
Lo primero que debemos saber es qué es una plataforma de este tipo. Hablamos de un software de los denominados todo en uno, el cual, como nos dicen los profesionales de Kairos, lo que hace es centralizar la gestión de las personas. Se trata de llevar las nóminas, altas y bajas, horarios, evaluaciones de desempeño, reclutamiento, formación, analíticas de rotación e incluso las clásicas encuestas sobre el clima laboral.
En el caso de las agencias de viajes, estamos ante un auténtico salvavidas, puesto que en ellas se integran los datos fiscales, las cotizaciones que se realizan a la Seguridad Social y también ayudan con el cumplimiento de las nuevas leyes fruto de las reformas laborales.
En nuestro país aparecen constantemente muchas novedades en el ámbito profesional: apareció el teletrabajo, se habla cada poco tiempo de la conciliación y de los riesgos psicosociales, motivo por el cual estas herramientas han acabado pasando de ser bueno tenerlas para las empresas a fundamentales para el desarrollo del negocio y sus plantillas. Con estas plataformas nuevas, se automatiza casi todo el papeleo, liberando más tiempo para vender más viajes o servicios y también duermes con mayor tranquilidad sabiendo que todo está al día. Si optas por el precio más bajo que haya, una reseña falsa o porque tu primo la utiliza en casa y no le parece mala, puedes terminar pagando caro el error.
Funciones de una plataforma de RRHH
Vamos con las más importantes:
Gestión de personal y expediente digital
Lo ideal es tener toda la información del trabajador en un solo sitio que sea seguro y accesible. Antes de eso, lo normal es que estuviese en carpetas físicas o en hojas de cálculo dispersas. Ahora es posible buscarlo todo de manera instantánea.
Nóminas y administración salarial
La generación de nóminas, cálculo de horas extras, retenciones, bajas o pagas extraordinarias, son trabajos que demandan gran precisión. Las plataformas lo que hacen es integrar la normativa fiscal y laboral, reduciendo errores y haciendo posible que se automaticen los pagos y las transparencias.
Esto es todo un alivio para las pequeñas y medianas empresas, puesto que así se incurre en menos errores y se automatizan los pagos y las transferencias. Así hay menos riesgos de sanciones por nóminas defectuosas y el proceso se repite, liberando al responsable financiero para que se cumplan otras tareas más estratégicas.
Control de presencia, horarios y turnos
Otra función insustituible en sectores como la salud, retail u hostelería es el control de presencia y la planificación de los turnos. Con las herramientas actuales se puede fichar con el móvil, la web o terminal, registrando entradas y salidas, así como gestionando las solicitudes de cambios entre los compañeros con la aprobación automática del responsable.
El resultado es que hay menos problemas por las horas trabajadas, se producen unos cuadrantes más ajustados y los planes respetan más los horarios legales. En el caso de los trabajadores, se pueden pedir los cambios desde una app, lo que puede mejorar la conciliación de la vida laboral de los empleados.
Gestión de ausencias, permisos y vacaciones
La solicitud de las vacaciones actualmente es tan fácil como pedirlas mediante una app. Lo que ocurre es que las plataformas centralizan las peticiones, permiten la aprobación por niveles y muestran los calendarios con una superposición de ausencias para así evitar que en una semana pueda haber muchas bajas en el mismo equipo.
De la misma forma, lo que ocurre es que se registran las ausencias justificadas, así como las bajas médicas o los flujos de reincorporación, de tal forma que ello facilita el cumplimiento de la ley y la planificación de las operaciones.
Reclutamiento y selección (ATS)
El hecho de encontrar talento actualmente es algo más que publicar una simple oferta. Los sistemas para el seguimiento de candidaturas lo que hacen es gestionar anuncios en muchos portales, recibir CVs y filtrar por determinadas palabras clave, programar entrevistas y mantener un historial de candidatos.
Para las empresas que contratan de forma habitual, todo esto hace que los procesos sean más ágiles y haya un menor sesgo. Los currículums se ordenan, las evaluaciones tienen más consistencia y las comunicaciones pasan a automatizarse para proporcionar una mejor experiencia a los candidatos.
Onboarding y offboarding
La primera semana en un puesto de trabajo es algo que marca. Las plataformas se encargan de gestionar todo lo necesario para la incorporación. Hablamos de la documentación, cursos formativos iniciales, configuración de los accesos o presentación del equipo.
Cuando se hace bien, se reducen las rotaciones y esto hace que la persona mejore su productividad. Lo mismo ocurre con la salida: devolución de equipos, firmas, comunicación interna, así como el cálculo de finiquitos, etc.
Formación y desarrollo
La capacitación de la plantilla no es algo que sea opcional; hablamos de estrategia. Existen módulos de e-learning integrados con los que es posible asignar cursos, seguir los progresos, las certificaciones e ir evaluando competencias.
En el caso de los trabajadores, es bueno para su carrera profesional y para la empresa representa una manera de retener talento.
Evaluación del desempeño y objetivos
La gestión por objetivos, así como las evaluaciones periódicas, cobran sentido gracias a una plataforma encargada de registrar las metas, el feedback o los logros. En las previsiones, los procesos ganan en transparencia: los empleados ven la evolución y el responsable cuenta con datos que le permiten promover o proponer formación. Contar con un feedback regular mejora el rendimiento y evita que haya sorpresas en las entrevistas de evaluación.
Comunicación interna y autoservicio
Actualmente, los empleados quieren hacer bastantes gestiones por sí mismos. Las plataformas tienen portales o apps de autoservicio que lo que hacen es reducir la carga administrativa y empoderar a las personas.
Analítica y reporting
La diferencia más importante entre una empresa que es reactiva y otra proactiva es el análisis. Las plataformas lo que hacen es generar informes sobre absentismo, rotación o costes laborales por departamento. Con estos datos, la dirección puede tomar decisiones de personal con la debida información.
Cumplimiento y seguridad
Las normas laborales y de protección de datos exigen seguridad y trazabilidad. Las plataformas hacen posible que se mantengan los contratos actualizados, consentimientos firmados, etc.
Integraciones y ecosistema
Un sistema suele estar interconectado con la contabilidad, banca, sistema de control de acceso o plataforma de formación externa. Esto evita duplicidades, errores y carga manual.
